Et fly blir kansellert. En konflikt eskalerer i en region hvor et mannskap skal fly inn. Et nytt visumkrav innføres med kort varsel. Samtidig ligger et fartøy i havn og venter på crew-bytte som skal overta operasjonen.

For rederier og offshoreoperatører er slike situasjoner en del av gamet. Global virksomhet innebærer også global usikkerhet. Når planer må endres raskt, blir effektiv reiselogistikk avgjørende for å holde driften i gang.

I dette scenarioet kommer spesialiserte aktører inn. Ett av selskapene som jobber med slike oppgaver hver dag er G Travel – et norskeid reisebyrå med lang erfaring innen kompleks reisehåndtering for næringslivet, og særlig for maritim og offshore sektor.

Reiser i maritim og offshore sektor handler om langt mer enn å bestille en flybillett. Det handler om logistikk, sikkerhet og presisjon. Våre kunder har ansatte og mannskap som skal være på riktig sted til riktig tid – ofte under krevende forhold og med korte tidsfrister, sier Tore André Aurdal, eier og daglig leder av G Travel kontorene i Ålesund, Ulsteinvik og Molde.

NÅR GEOPOLITIKK PÅVIRKER REISEPLANENE
Den maritime næringen opererer globalt, og mange av operasjonene foregår i regioner der den politiske og sikkerhetsmessige situasjonen kan endre seg raskt.

Uro i Midtøsten, endringer i flyruter eller nye restriksjoner kan påvirke reiser over natten. For rederier som planlegger crew change-operasjoner, kan slike hendelser få direkte konsekvenser.

I perioder med uro blir verdien av en erfaren partner ekstra tydelig. Vi følger situasjonen globalt, vurderer risiko og finner alternative løsninger hvis noe endrer seg. For kundene våre handler dette om driftssikkerhet, sier Aurdal.

Når flyruter stenges eller endres, må nye løsninger ofte etableres på kort tid. Det kan innebære alternative flyplasser, nye ruteoppsett eller justeringer i hele reiseplanen.

For et fartøy som ligger til kai og venter på nytt mannskap kan timingen være kritisk. Forsinkelser kan påvirke operasjoner, kontrakter og sikkerhet. 

EN LOGISTIKKOPPGAVE SOM SJELDEN ER ENKEL
Crew-change er en av de mest krevende logistikkoppgavene i maritim sektor. Mannskap kan komme fra ulike land og må fraktes til fartøy eller offshoreinstallasjoner i forskjellige deler av verden. Reisen kan involvere flere flyvninger, transport til og fra havner eller helikopterbaser, samt koordinering med lokale myndigheter.

Vi jobber tett med kundene våre for å forstå operasjonene deres. Når et skip eller en rigg skal bytte mannskap, er timing helt avgjørende. Forsinkelser kan få store konsekvenser for driften. Derfor må logistikken fungere sømløst, sier Aurdal.

I det daglige håndterer G Travel alt fra komplekse reiseruter til visum, reisedokumentasjon og døgnkontinuerlig support. Arbeidet innebærer også koordinering mellom flyselskaper, havner, myndigheter og operasjonelle team hos kundene. Selskapet har bygget opp betydelig erfaring med slike operasjoner siden midten av 1990-tallet, da marine- og offshoresegmentet ble en viktig del av virksomheten.

SPESIALISERT VISUMKOMPETANSE
En viktig del av internasjonal reiselogistikk er immigrasjon og visumprosesser. Dette er også et område der G Travel har valgt å bygge opp spesialisert kompetanse. Selskapet er i dag det eneste reisebyrået i Norge som har etablert en egen visumavdeling.

Behovet oppstod fordi mange av kundene våre opererer i land med kompliserte visumprosesser. Ved å bygge opp egen kompetanse på dette området, kan vi hjelpe kundene raskere og redusere risikoen for forsinkelser. Vi er stolte over å være det eneste reisebyrået i Norge som har egen visumavdeling, sier Kristin Haug Merkesdal, Communications Manager i G Travel.

Visumprosesser kan være omfattende og varierer betydelig fra land til land. For maritime selskaper kan feil dokumentasjon eller forsinkelser føre til at mannskap ikke får reist.

Derfor bistår selskapets visumteam med søknadsprosesser, dokumentkontroll og oppfølging mot myndigheter. Avdelingen ledes av Molly S. Støle og samarbeider med team både i Norge og på Filippinene. Sistnevnte er særlig relevant i maritim sektor, da mange sjøfolk kommer fra denne delen av verden.

TEKNOLOGI OG MENNESKER I SAMSPILL
I likhet med resten av reisebransjen har også maritim reisehåndtering blitt mer digital. Digitale bookingverktøy og rapporteringssystemer gjør det enklere for selskaper å planlegge og følge opp reisene sine. Likevel mener G Travel at teknologi alene ikke er nok.

Teknologi er viktig, men i vår bransje er menneskelig erfaring avgjørende. Når noe uforutsett skjer – som værutfordringer, endringer i ruter eller geopolitisk uro – må vi kunne reagere raskt, sier Aurdal.

Mange av kundene benytter selskapets egne digitale løsninger for booking og rapportering, samtidig som erfarne konsulenter bistår når situasjonen blir mer kompleks.

Dette gjelder særlig i operasjoner der flere kontinenter, ulike transportmidler og stramme tidsfrister er involvert.

TETT PÅ DEN MARITIME KLYNGEN
G Travel har landsdekkende tilstedeværelse og kontorer flere steder i landet, blant annet i Ålesund, Ulsteinvik og Molde – midt i hjertet av den maritime klyngen på Nordvestlandet. Her jobber selskapet tett med rederier, offshoreaktører og leverandørselskaper som opererer globalt.

Marine- og offshoresegmentet har vært en sentral del av virksomheten i flere tiår, og erfaringen fra dette markedet har bidratt til å forme tjenestene selskapet tilbyr i dag.

Den praktiske forståelsen av maritime operasjoner er også en viktig del av arbeidet. Reiseplanlegging i denne bransjen handler ikke bare om transport, men om å støtte opp under komplekse operasjoner som ofte går døgnet rundt.

EN MER KOMPLEKS REISEHVERDAG
Internasjonal reiseaktivitet har blitt mer komplisert de siste årene. Nye sikkerhetskrav, strengere immigrasjonsregler og hyppigere geopolitisk uro påvirker hvordan reiser planlegges og gjennomføres. For maritime selskaper, som opererer globalt og kontinuerlig, øker behovet for robuste og fleksible løsninger.

Reisehåndtering blir stadig mer kompleks. Vi tror fremtidens løsninger vil kombinere teknologi, data og rådgivning i enda større grad. Målet er alltid det samme: at kundene våre skal kunne fokusere på sin virksomhet, mens vi sørger for at reiselogistikken fungerer, sier Aurdal.

KRITISK OG USYNLIG
Når et mannskap ankommer skipet til riktig tid og operasjonen går som planlagt, er det få som tenker over arbeidet som ligger bak. Men bak hver vellykkede crew-change ligger ofte omfattende planlegging, koordinering og dokumenthåndtering. For maritim sektor er denne typen logistikk en viktig del av infrastrukturen som holder operasjonene i gang.

Når alt fungerer som det skal, legger man kanskje ikke merke til arbeidet som ligger bak. Men i maritim og offshore sektor er god reiselogistikk helt avgjørende for å holde hjulene i gang, avslutter Tore André Aurdal, eier og daglig leder av G Travel kontorene i Ålesund, Ulsteinvik og Molde.